Privacy statement

1       Algemeen

De Roos & Pen B.V. (hierna: “De Roos & Pen) heeft vertrouwelijkheid, geheimhouding en privacy hoog in het vaandel. Wij respecteren uw persoonsgegevens en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of die wij anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens De Roos & Pen verwerkt.

2       Verwerkingsverantwoordelijke en communicatie

De Roos & Pen verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren.

3       Doel verwerking persoonsgegevens

De Roos & Pen verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst
  • het voeren van (gerechtelijke) procedures
  • het innen van declaraties
  • het adviseren, bemiddelen en verwijzen
  • communicatie- en marketingactiviteiten
  • werving en selectie (sollicitatie)
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen
  • gerechtvaardigd (ander) belang

4       Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De Roos & Pen kan de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening verwerken:

  • naam (zowel voor- als achternaam) en titel
  • adres (zowel huisadres, GBA-adres als postadres)
  • geboortedatum, -plaats en -land
  • BSN, V-nummer en/of strafrechtsketennummer
  • paspoort- en rijbewijsnummer
  • telefoon- en faxnummers
  • e-mailadres
  • gegevens betreffende het werk(-verleden)
  • inkomensgegevens
  • gegevens van bankrekening(en)
  • alle strafrechtelijke gegevens en detentiegegevens, waaronder gegevens betreffende het strafrechtelijk en het verleden en het detentieverleden
  • gegevens betreffende de gezondheid, voor zover nodig voor adequate dienstverlening
  • gegevens betreffende ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienst, levensovertuiging, seksueel leven of lidmaatschap van een vakbond voor zover nodig voor adequate dienstverlening

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt De Roos & Pen omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt (bijvoorbeeld via het invoeren van uw gegevens op onze website, bij het aangaan van een overeenkomst of door uw visitekaartje te overhandigen), in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt (waaronder wederpartijen), of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

5       Grondslag verwerking persoonsgegevens

De Roos & Pen verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

  • wettelijke verplichting
  • uitvoering van een overeenkomst
  • verkregen toestemming van betrokkene(n)
  • gerechtvaardigd belang

6       Delen van persoonsgegevens met derden

De Roos & Pen deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden en haar wettelijke geheimhoudingsplicht. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigenonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van De Roos & Pen, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in het kader van (gerechtelijke) procedures (waaronder het horen van een getuige) of correspondentie met een wederpartij.

Met de derde partij die namens en in opdracht van De Roos & Pen uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Door De Roos & Pen ingeschakelde derde partijen die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, raad voor rechtsbijstand of een ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

In geen geval worden persoonsgegevens verkocht aan derden of verstrekt voor marketingdoeleinden.

7       Beveiliging van persoonsgegevens

De Roos & Pen hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval De Roos & Pen gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal De Roos & Pen in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

8       Bewaartermijn persoonsgegevens

De Roos & Pen bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

9       Privacyrechten van betrokkenen

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij De Roos & Pen aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u per e-mail richten aan privacy@deroosenpen.nl.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. De Roos & Pen neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

10    Social Media

Op de website van De Roos & Pen (www.deroosenpen.nl) kunnen buttons en/of links opgenomen zijn om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. De Roos & Pen houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van de diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

11    Aanpassing Privacyverklaring

De Roos & Pen heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring worden op de website van het kantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website, www.deroosenpen.nl.

12    Vragen & Contact

Bij vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met mr. T. Felix (privacy@deroosenpen.nl). De verdere contactgegevens van ons kantoor vindt u op onze website, www.deroosenpen.nl.

Mei 2021